BPM چرخه حیات، مستندسازی فرایندها، بهبود فرایندها

نویسنده : فرناز فلاح(ورودی ۱۳۹۳ مهندسی صنایع)
چکیده : از مهم‌ترین اهداف یک سازمان یکپارچه‌سازی فرایندهای آن است. BPM1 با تجزیه ‌و تحلیل فرایندها، الگوی مناسب برای رسیدن به این هدف را محقق می‌کند، و مانند LEGACY، CRM و ERP، با ارتباط دادن فرایندهای کاری از مرزهای یک سیستم عبور می‌کند و قابلیت ساخت یک فرایند کاری جدید را در عین پاسخگویی سریع‌تر نسبت به فرصت‌ها دارد. به طور خلاصه در ادامه این مقاله با چگونگی این روند آشنا خواهید شد.
مقدمه:
در سیستم های مهندسی فعالیت هایی که تحت عنوان BPMتعریف می‌شوند، نشان‌دهنده فرایندهای سازمانی هستند که روند کنونی فرایند را مورد بهبود و تجزیه و تحلیل قرار می‌دهند. به عبارتی دیگر یک ابزار طراحی، پیاده‌سازی و بهبود یک و یا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که به یک هدف خاص سازمانی منجر می‌گردد.





ساختار یک سازمان از نگاه کلی
سیستم طراحی شده در BPM می‌تواند می‌تواند قدرت بهبود مستمر را با استفاده از ابزارهایی، برای فرایند کسب و کار در اختیار مدیران قرار دهد.
انعطاف‌پذیری BPM:
لازمه‌ی موفقیت یک سازمان یکپارچه کردن فرایندهای موجود در آن است و نرم‌افزارهایی مانند BPM و ERP2 در راستای چنین اهدافی تنظیم شده‌اند. این نرم افزار‌ها وظیفه یکپارچه‌سازی و هماهنگی میان رویدادها، فعالیت‌ها و تصمیم‌هایی که افراد و منابع را با هم درگیر کرده را دارند، و به سوی نتیجه نهایی که به عنوان ارزش برای سازمان و یا مشتری تعریف ‌شده حرکت می‌کنند.
در مقایسه این دو نرم‌افزار با یکدیگر می‌توان گفت، ایراداتی که مدیران در ERP با آن‌ها روبه‌رو می‌شوند، در BPM تا حد زیادی حل شده است.
از جمله این مشکلات می‌توان به انعطاف‌پذیری پایین ERP در برابر تغییرات(مثل درخواست‌های متفاوت مشتری، تنوع بازار، شرایط اقتصادی و اجتماعی متغیر و... ) اشاره کرد.
سازمان‌ها برای تطبیق پیدا کردن با بازار و خواست مشتری و پوشش دادن تغییرات موجود با کم‌ترین هزینه به سمت نرم‌افزارهای ERP و BPM روی می‌آورند. طبق اطلاعات گردآوری شده، 90 درصد از 250 شرکتی که از ERP استفاده کرده‌اند، که برای هر تغییر در فرایندها، مسئول فناوری اطلاعات باید تغییرها را در قالب کد برنامه‌نویسی تعریف کرده و در نرم‌افزار اصلی پیاده کند. در حالی که BPM چنین مشکلی را پوشش می‌دهد و با وارد کردن نمودار تغییرات با توجه به نیاز خاص، نرم‌افزار طراحی شده و در اختیار مشتری(کارفرما، مدیر و ...) قرار داده می‌شود.
آشنایی با روند کار BPM
برای پیاده‌سازی BPM تمامی اطلاعات موجود در سازمان موردنظر را طوری ثبت و تحلیل می‌کنیم که بتوانیم در گام اول فرایندهای سازمانی موجود را تعیین و تعریف کنیم.
در گام دوم بتوانیم فرایندهای سازمانی را اولویت‌بندی کنیم تا معماری فرایندها به دست آید.
مراحل به دست آمدن معماری فرایند مهم‌ترین بخش برای پیاده‌سازی BPM است. در این مرحله تمامی اطلاعات باید به طور دقیق ثبت و اولویت‌بندی گردد.



اولویت‌بندی
هدف سازمان در بالاترین سطح اولویت قرار دارد، از این‌رو باید قسمت‌های تأثیرگذار بر روی اهداف و تصمیمات مدیر از میان فرایندهای در حال اجرا به درستی شناسایی و تجزیه‌وتحلیل گردد. در این مرحله فرایندهای مشکل‌دار نیز شناسایی می‌شوند.
اولویت‌بندی گردش کار را تا حد بسیار زیادی مشخص می‌کند تا جایی که می‌توان آن را با استفاده از نرم‌افزارهای ترسیم EPC1 یا BPMN2 و یا در قالب فلوچارت رسم کرد.
دسته فعالیت‌های زیر آنالیز فرایندها که با طبقه‌بندی ارزش‌های سازمان محقق می‌گردد، جزء 3NVA، BVA4 یا VA5 قرار می‌گیرند.
با شناسایی مراحل NVA و حذف آن‌ها از سیستم با هدف بهینه کردن هزینه‌ها و نیرو کار می‌توان در راستای اهداف سازمان گام برداشت. در مواردی حتی می‌توان مکانیزم جدیدی طبق شاخص‌های اولویت‌بندی انجام‌شده طراحی کرد.
در این مرحله‌ی BPM، روند کار را از روی نمودارها و طرح‌های ارائه‌ شده در نرم‌افزارهای طراحی که حاصل از معماری نهایی فرایندها است را طراحی نموده و در اختیار مشتری قرار می‌دهد.
نتیجه گیری:
اصلی‌ترین سؤالی که مدیران در تصمیم‌گیری برای پیاده‌سازی BPM با آن روبه‌رو هستند هدف نهای است که به دست می‌آید.
در واقع BPM به فرایندها اجازه می‌دهد به فرآیندها اجازه دهد خودکار شوند، نظارت شوند و به عنوان بخشی از یک چرخه نوآوری مستمر بهبود یابند.
این چارچوب امکان درک سریع این‌که هر فناوری مرتبط با BPM چه‌کاری انجام می‌دهد که باعث حذف یک مانع عمده پیشرفت می‌شود را فراهم می‌کند؛ و از طریق فناوری BPM شرکت‌ها می‌توانند فرآیندهای کسب‌وکار خود را با استفاده از ابزارهای ساخته‌شده به‌روشنی مدیریت کنند.
منابع:
[1] حامد، جعفرزاده،محسن، رهنماورد، کارگاه آموزشی BPM، انجمن علمی مهندسی صنایع دانشگاه فردوسی مشهد،بهمن ماه،1395
[2] http://www.netrise.ir
[3] http://successfulworkplace.org

شناسنامه نشریه