نظام آراستگی محیط کار (5s)

نویسنده : فاطمه فرخی کاشانی(ورودی ۱۳۹۳ مهندسی صنایع)
چکیده : به‌طورکلی هدف نهایی 5S پیشگیری از اتلاف است. علی‌رغم این‌که سیستم 5S به ظاهر خیلی ساده و قابل‌فهم است و انجام اصول آن نیز خیلی ساده به نظر می‌آید، ولی عموماً سازمان‌ها و واحد‌ها برای پیاده کردن آن در عمل با مشکلات فراوان روبرو هستند. دلیل این امر را باید در ظاهر ساده آن جستجو کرد. در واقع تحقق 5S از آن رو دشوار است که مدیران و کارکنان اجرایی از اهداف و مأموریت‌های آن به صورت صحیح اطلاع کاملی ندارند؛ بنابراین اجرای نظام 5S و تدارک بستر مناسب برای انجام آن تا زمانی که اصول آن به خوبی شناخته نشده کاری بسیار دشوار است.به‌طورکلی هدف نهایی 5S پیشگیری از اتلاف است. علی‌رغم این‌که سیستم 5S به ظاهر خیلی ساده و قابل‌فهم است و انجام اصول آن نیز خیلی ساده به نظر می‌آید، ولی عموماً سازمان‌ها و واحد‌ها برای پیاده کردن آن در عمل با مشکلات فراوان روبرو هستند. دلیل این امر را باید در ظاهر ساده آن جستجو کرد. در واقع تحقق 5S از آن رو دشوار است که مدیران و کارکنان اجرایی از اهداف و مأموریت‌های آن به صورت صح
مقدمه:
نظام 5S یک نظام آراستگی محیط کار است که در ژاپن به صورت نهادینه مورد استفاده قرار گرفته و نتایج بسیار خوبی را برای واحد‌های صنعتی و خدماتی به ارمغان آورده است. نتایجی را که معمولاً با استفاده از این روش حاصل می‌گردد، می‌توان به اختصار به پیشگیری از حوادث، کاهش وقفه کاری، کنترل عملیات تولید و افزایش بهره‌وری در محیط کار عنوان نمود.
در محیط‌‌هایی که با اجرای نظام آراستگی مدیریت می‌شوند، اشیا زائد و غیر ضروری وجود ندارد و اقلام موجود با نظمی خاص مرتب می‌شوند و این امر تا حد زیادی موجب صرفه‌جویی و ایمنی محیط خواهد شد. اجرای منظم مراحل نظام آراستگی محیطی پاکیزه و بهداشتی را فراهم می‌آورد و از همه مهم‌تر تلاش برای ایجاد عادت‌های صحیح در کارکنان مهم‌ترین عامل در تحقق محیط‌های آراسته است و این مهم در اجرای بند پنجم حاصل خواهد شد. وجود محیطی سامان یافته از ملزومات تولید یا ارائه خدمات باکیفیت است.
5S عبارت است از پنج لغت ژاپنی به شرح زیر:
Seiri: سامان‌دهی
Seiton: نظم و ترتیب
Seiso: نظافت
Seiketsu: استاندارد‌سازی
Shitsuke: انضباط
اولین کار قبل از انجام 5S، شناسایی محیط کار است. بدین صورت که محیطی را که قرار است این سیستم در آن اجرا شود، مورد تجزیه‌وتحلیل قرار داده و شناسایی کنید.
قبل از هر چیز باید بدانید که اجرای سیستم 5S یک سیستم مبتنی بر گروه است، همه‌ی افراد برای یک هدف مشترک کار می‌کنند. کار گروهی بهترین گزینه است تا سیستم 5S عملکرد درست داشته باشد.
تیمی انجام دادن این کار باعث می‌شود:
- هر کس سهم خود را انجام دهد.
- همه‌ی افراد گروه از دانش بهره‌مند شوند.
- خلاقیت افزایش یابد.
- خود افراد تصمیم‌‌گیرنده و انجام دهنده هستند؛ در نتیجه تلاش می‌کنند سیستم به خوبی اجرا شود.
بعد از تشکیل گروه‌ها باید جلسات سازمان‌دهی برای هر گروه جهت تعیین نقش هر‌کس برگزار شود.
همچنین در اجرای این سیستم باید وضعیت محل مورد‌نظر را ثبت کرد، دلیل این کار این است که اولاً این عمل زیربنای تمام اعمال 5Sاست، ثانیاً این کار فراهم آورنده واقعیت‌ها و روشن‌کننده فرضیات است.
ثبت وضعیت دارای پنج عنصر اصلی است:
1- تعریف محل مورد نظر و صورت ریز علل وجود آن و کارهای آن (مشخص کردن محدوده مورد ‌نظر و دلیل انتخاب آن، نوشتن صورت همه‌ی کار‌هایی که در این محل انجام می‌شود.)
2- نقشه محل مورد نظر و دیاگرام فلش‌دار (نشان دهنده مکان تمام اقلام و محل کار در محدوده مورد نظر است و همچنین جهت نمایش دادن جریان واقعی انجام کار استفاده می‌شود. داشتن نمایشگری از تمام اقلام برای تعیین بهترین جریان و بهترین مکان برای اقلام مفید است.)
3- لیست قابل علامت زدن از محل معیوب (بعد از تهیه این لیست و پر کردن آن هر کدام از عیب‌ها که دارای امتیاز بیشتری باشد هدف پروژه را شامل می‌شود.)
4- عکس‌برداری از محل مورد نظر قبل از اجرای 5S (به منظور مقایسه سازمان قبل و بعد از پیاده‌سازی 5S و همچنین مشاهده پیشرفت کار)
5- در معرض نمایش قرار دادن نتایج ثبت وضعیت از محل مورد نظر (انتخاب مکانی مانند یک تابلو برای ثبت وضعیت که در معرض دید همه‌ی اعضای گروه باشد)
به منظور آشنایی مختصر با این روش، هر یک از این اصول به اختصار معرفی می‌گردند:
1. Seiri: سامان‌دهی
سامان‌دهی به معنی تشخیص ضروری از غیرضروری و دور ریختن اشیاء زائد و حذف آلودگی است.
جهت انجام پاک‌سازی به دسته‌بندی اطلاعات، به روز کردن اطلاعات ضروری، هچنین جدا کردن و حذف اطلاعاتی که مدت زیادی است استفاده نشده پرداخته می شود.
2. Seiton: نظم و ترتیب
در این مرحله اقلام ضروری را در محل‌های مناسب قرار می‌دهیم. استقرار منظم و ترتیب ماشین‌ها و اشیا باید به نحوی باشد که اشیا مورد نیاز در مکان مناسب و به مقدار مورد نظر در دسترس باشند. در انجام دقیق نظم و ترتیب از طریق پرسیدن سوالاتی مانند چه چیز، چه وقت، چرا، چه کسی، چگونه و چطور در مورد هر یک از اشیا تعیین تکلیف می‌نماییم.
در سیستم نامنظم در طول روز مدت زیادی را باید به دنبال ابزار و وسایل بگردید و این باعث کاهش تولید و بازدهی می‌شود.
یک مثال خوب برای این کار پارکینگ‌ها هستند. با خط کشی کردن جای پارک ماشین‌ها، رانندگان بدون توجه به سایرین ماشین خود را در جای مناسب پارک می‌کنند. مثال دیگر جاده‌ها و خطوط ممتد و غیر ممتد برای سبقت می‌باشند. برای انجام این اصل از سیستم 5S باید چهار مرحله‌ را انجام داد:
1- تجزیه و تحلیل وضعیت مکانی حال حاضر اشیا.
2- در نظر گرفتن هدفی برای بهبود مکان آن‌ها.
3- تصمیم گیری در مورد اقلام (باید کجا قرار بگیرند و چگونه نگهداری شوند).
4- قرار دادن آن اقلام در سر جای خود (برای شفاف سازی مکان هر شی از خطوط و برچسب‌ها و تابلوها می توان استفاده کرد، لازم است برای دستگاه‌ها و وسایل متحرک نیز جای خاصی تعیین شده و در کف کارخانه ترسیم شود).

3. Seiso: نظافت
نظافت (پاکسازی) عبارت است از دور ریختن اشیا زائد، زباله‌ها، آلودگی‌ها و مواد خارجی در جهت دستیابی به پاکیزگی در محل کار. نظافت فقط یک روش برای زیبا سازی محوطه ماشین آلات نیست، بلکه برای رویت مشکلاتی است که در آینده پیش خواهند آمد و نوعی بازرسی محسوب می‌شود.
همچنین برای نگهداری محوطه و ماشین آلات در بهتربن وضعیت کاری در هر زمان به کار می‌رود.
چهار گام اصلی نظافت کردن عبارت است از:
1- مشخص کردن هدف‌ها و برنامه‌ها: تعیین محل هایی که باید نظافت شوند و اینکه مشخص شود هر کسی نظافت اولیه را برای چه هدفی انجام می‌دهد.
2- مشخص کردن روش تمیز کردن: روش نظافت باید از قبل برنامه ریزی شود و وسایل مورد نیاز قبل از اجرا تهیه شود.
3- انجام نظافت اولیه تمام چیزها: بهترین روش برای این کار از بالا به پایین است، به این صورت که ابتدا از جاهای بلند مثل سقف و چراغ‌ها شروع کنید و بعد اقلامی مثل پوشش ماشین‌آلات، دیوارها و میزها؛ سپس جاهایی مثل کشوها، کابینت‌ها و داخل کابینت‌ها و در آخر زمین و راهروها.
4- تعویض سیم‌ها، شلنگ‌ها و لوله‌های خراب: کارکنان هر بخش در شیفت خود مسئولیت نگه‌داری از بخش را به‌عهده دارند و کارکنان خدماتی در انتهای شیفت به آن‌ها در نگهداری و پاکیزگی محل کار کمک می‌کنند.
4. Seiketsu: استاندارد‌سازی
استانداردسازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی، نگهداری همه چیز در وضعیت سامان یافته، مرتب و پاکیزه حتی در زمینه شخصی و مرتبط با آلودگی.
تاکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است که با استفاده از استاندارد کردن خلاقانه‌ی مقررات، محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل نماید که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند.
برای این کار می‌توانیم با به کارگیری نشانه هایی، از اشتباهات افراد در استفاده از دستگاه ها و تجهیزات جلوگیری کنیم، مثلا از علائم خطر هشدار‌دهنده و انواع تابلوها و نوشته‌ها استفاده گردد.
در این مورد سعی در نگهداری و حفظ وضعیتی است که می‌خواهید محل کارتان به همان شکل باقی بماند. به عبارتی هدف، حفظ دستاوردهایی است که از گزینه های قبل به دست آمده است.
چهار مرحله استانداردسازی:
1- ایجاد راهنمای عملکرد برای سه S اول: باید وضعیتی را که می‌خواهید برای هر یک از عملکردها حفظ کنید، مشخص کنید و آن ها را استاندارد خود قرار دهید.
مثال: تعیین مقدار اقلامی که در هر زمان باید وجود داشته باشد، هر چند وقت یک بار باید مواد زائد و یا بازیافتی را از کارخانه خارج کرد؟
• استانداردسازی پاکسازی: شما تصمیم نهایی را اتخاذ می‌کنید که چه چیز لازم است در محوطه مورد نظر مستقر باشد و چه چیزهایی به آنجا تعلق ندارند.
• استاندارد نظم و ترتیب: آن است که هرچیز متعلق به کجاست و چگونه باید نگهداری شود.
• استاندارد نظافت: اطمینان حاصل می‌کند که همه چیز تمیز است و تمیز نگه ‌داشته می‌شوند.
2- ایجاد شرایط استقرار سه S قبلی: یعنی تطابق وضعیت محوطه با استاندارد تعیین شده
3- قابل رویت ساختن وضعیت استاندارد: افراد کارخانه را کنترل می‌کنند پس لازم است درستی را از غلط تشخیص دهند، لازمه این کار این است تا تمام کارکنان وضعیت استاندارد را بدانند. برای رسیدن به این مهم، می‌توان از روش هایی مثل نصب تابلو استفاده کرد.
4- نگه‌داری و حفظ امنیت: حفظ سیستم 5S امکان پذیر نسیت مگر اینکه همه بدانند مسئول چه کاری هستند، یعنی در چه زمانی چه کاری را در چه مکانی انجام دهند.
5. Shitsuke: انضباط
انضباط به دنبال آن است که با بکارگیری آموزش، عادت صحیح ایجاد کند و این تفکر در سازمان ایجاد شود که ساماندهی نظافت، تمیز نگه‌داشتن و حفظ سلامت محیط کار، از فعالیتهای روزانه جداست و عملیاتی مازاد برکارهای جاری است که باید انجام شود.
پنج شرط در انضباط جهت شکل گیری عادات جدید در کارکنان:
1- ظهور ذهنیت و مهارت جدید
2- پشتیبانی از طرف مدیریت
3- گفتمان و ارتباط دائمی در کل کارخانه
4- وارد کردن سیستم 5S در ساختار کار روزانه
5- سهیم بودن تمامی کارکنان در آن
نتیجه‌گیری:
در اجرای سیستم 5S شما یک تصویر امن پر فعالی، با کیفیت و دوستانه می‌سازید و محل‌کار خود را بازسازی می‌کنید تا با آن تصویر مطابقت پیدا کند. کاربرد منظم و مرتب در خلق یک محیط کار تمیز و مرتب جهت تولید محصولات، با کیفیت بالا و افزایش روحیه کاری افراد که در نتیجه بهره وری یا همان بازدهی از کار افراد بالا می رود.
این سیستم در کلیه سازمانهای تولیدی، خدماتی و پژوهشی و آموزشی و غیره کاربرد دارد.
منابع:
[1] ابوالقاسم، یوسفی بابادی، پروژه درس مدیریت کیفیت دانشگاه صنعتی بابل، نیمسال دوم، 91-1390
[2] http://www.myindustry.ir/quality-management-and-control/article/5s-system.html
[3] http://www.fbpgroup.org

شناسنامه نشریه