جهت درخواست مجوز نشريات بایستی مدیرمسئول نشریه با استفاده از مرورگر firefox به پورتال دانشگاه خود مراجعه نمائيد و از بخش "نشریات" گزینه "درخواست مجوز انتشار نشریات دانشگاهی" را انتخاب نموده سپس طبق روند زیر و بر اساس شرایط صاحب امتیاز، مدیرمسئول و سردبیر که در دستورالعمل اجرایی ضوابط ناظر بر فعالیت نشریات دانشگاهی ذکر گردیده است درخواست خود را ارسال نمائيد.
دو بخش در این صفحه وجود دارد:
1. درخواست مجوز جدید: درخواست نشریه ای که تازه می خواهد شروع به کار کند باید از گزینه "درخواست مجوز جدید" انجام شود و در این حالت مدیرمسئول نشریه باید فرم درخواست را ارسال نماید
(طبق ماده 16 دستورالعمل اجرایی ضوابط ناظر بر فعالیت نشریات دانشگاهی، هیچ‌کس نمی‌تواند در زمان واحد صاحب امتیاز، مدیر مسئول و سردبیر بیش از یک نشریه باشد بنابراین این بخش برای افرادی که قبلا درخواست مجوز نشریه داده اند و درخواست به صدور مجوز انجامیده و یا در حال طی کردن مراحل اخذ مجوز نشریه می باشد فعال نیست)
2. درخواست تغییر مجوز: از این گزینه برای تغییر در مجوزی که قبلا گرفته شده می توانید استفاده کنید و بدین شکل است که فردی که قرار است مدیرمسئول جدید نشریه شود با شماره مجوز قبلی نشریه از این بخش اقدام به ارسال درخواست تغییر مجوز نشریه می کند.
درخواست های مجوز نشریات باید پس از طی مراحل اداری (که درخواست کننده می تواند مراحل طی شده و پیش رو را در پرتال شخصی بخش نشریات با استفاده از گزینه "گردش کار"مشاهده نمایند)، و تاییدات سردبیر، صاحب امتیاز و استاد مشاور فرهنگی و پس از اخذ استعلامات آموزشی و انضباطی (که به صورت الکترونیکی انجام می شود) به مرحله "در انتظار جلسه کمیته ناظر" می رسد.
در این مرحله درخواست مجوز باید در کمیته ناظر بر نشریات طرح گردد و پس از تایید، صاحب امتیاز حقیقی، مدیرمسئول و سردبیر باید در دوره کارگاه آموزشی شرکت نمایند تا پس از طی موفقیت آمیز این دوره مجوز نشریه صادر گردد.
کارگاه های آموزشی به صورت معمول در هر ترم دو دوره برگزار می شود زمان تقریبی برگزاری این کارگاه ها به ترتیب: آخر مهرماه، آخر آذرماه، آخر بهمن ماه و آخر اردیبهشت ماه می باشد و زمان دقیق برگزاری و اطلاعیه ثبت نام در دوره از طریق سایت معاونت فرهنگی و اجتماعی و سامانه سند اعلام می گردد.
جهت آشنایی با نحوه گردش فرم درخواست مجوز نشریه اینجا کلیک کنید
نکات مهم:
1. مدیرمسئول نشریه (در خصوص درخواست های تغییرمجوز، منظور مدیرمسئول جدید می باشد) بایستی از طریق پرتال دانشگاهی خود
(پویا) از بخش نشریات دانشجویی (برای کارکنان و اعضای هیات علمی در بخش فرهنگی و اجتماعی) از طریق گزینه "درخواست مجوز انتشار
نشریات دانشگاهی" فرم درخواست مجوز جدید و برای درخواست های تغییر وضعیت گزینه "درخواست تغییر وضعیت مجوز نشریه" را تکمیل
نماید.
2. پس از تکمیل فرم درخواست و تعیین صاحب امتیاز و سردبیر و مشاور فرهنگی(اختیاری)، فرم به ترتیب برای سردبیر، صاحب امتیاز و
مشاور فرهنگی جهت تایید در پرتال دانشگاهی شان ارسال می گردد و افراد مذکور باید از طریق گزینه "بررسی درخواست مجوز نشریات دانشگاهی" (در پرتال دانشجویی در بخش "نشریات دانشجویی" و برای کارکنان و اعضای هیات علمی در بخش "فرهنگی و اجتماعی") و با انتخاب گزینه "ویرایش"، فرم باز شده را تایید نمایند.
3. تایید اولیه درخواست ها توسط کمیته ناظر بر نشریات به منزله دریافت مجوز نمی باشد و حتما باید درخواست ها به مرحله صدور مجوز
برسند. در این صورت ستون "وضعیت"مشخصات نشریه در پرتال مدیرمسئول به حالت "فعال" در خواهد آمد.
4. مدیرمسئول می تواند مراحل گردش درخواست نشریه را از ستون "گردش کار" مشخصات نشریه دنبال نماید.
5. مرحله "پرینت و اخذ امضا" از مراحل درخواست مجوز نشریات حذف گردیده است و دیگر نیازی به ارائه پرینت درخواست به خانه
نشریات نیست.
6. مدیران مسئول نشریاتی که صاحب امتیازشان حقوقی است بایستی فرم صورتجلسه (دانلود فرم) توسط شورای تشکل را تکمیل و پس از اخذ تاییدات، در زمان مراحل تایید فرم درخواست نشریه توسط صاحب امتیاز، در پرتال در بخش مربوط به صورتجلسه آپلود گردد بدیهی است بدون فرم صورتجلسه درخواست بررسی نمی گردد
*همانطور که در تصویر بالا مشخص است پس از ثبت فرم درخواست، در همان صفحه مربوط به منوی درخواست مجوز نشریه، جدولی حاوی اطلاعات نشریه ثبت شده نمایش داده می شود و در آن وضعیت فعلی نمایش داده می شود همچنین می توانید با استفاده از ستون "گردش کار" مراحل طی شده و مراحل پیش رو را مشاهده نمایید.
* صفحه مربوط به منوی "بررسی درخواست مجوز نشریات" که باید توسط صاحب امتیاز، سردبیر و مشاور فرهنگی تایید شود.
شرایط صاحب امتیاز، مدیرمسئول و سردبیر نشریه:
شرایط صاحب امتیاز، مدیرمسئول و سردبیر نشریه (ماده13و14) را می توانید بصورت کامل از بخش دستورالعمل اجرایی ضوابط ناظر بر فعالیت نشریات دانشگاهی همین سایت مطالعه فرمایید ولی این شرایط به اختصار بدین شرح است:
شرایط صاحب امتیاز(ماده 13 دستورالعمل):
- 1- یکی از دانشجویان یا اعضای هیأت علمی به عنوان شخص حقیقی یا تشکل، نهاد، انجمن، کانون، یا یکی از بخش‌های دانشگاه یا هر شخص حقوقی دیگر در دانشگاه
- 2- عدم محکومیت منجر به توبیخ کتبی و درج در پرونده یا بالاتر در مورد دانشجویان و انفصال موقت از خدمت در مورد اعضای هیأت علمی
شرایط مدیر مسئول و سردبیر(ماده 14 دستورالعمل):
- 1ـ دانشجو بودن یا عضویت در هیأت علمی یا مدیر یکی از واحدهای اداری همان دانشگاه
- 2ـ عدم محکومیت منجر به توبیخ کتبی و درج در پرونده یا بالاتر در مورد دانشجویان، انفصال موقت از خدمت در مورد اعضای هیأت علمی و عدم محکومیت منجر به توبیخ کتبی و درج در پرونده یا بالاتر در کمیته تخلفات اداری برای کارکنان.
- 3ـ عدم سابقه مشروطی برای دو نیم‌سال متوالی یا سه نیم سال متناوب برای دانشجویان در هنگام معرفی به عنوان مدیر مسئول.
- 4ـ گذراندن دو نیم‌سال تحصیلی و حداقل 28 واحد درسی (دوره‌های کاردانی و کارشناسی). دانشجویان کارشناسی و کارشناسی ارشد ناپیوسته و دکتری از شمول این بند مستثنی هستند.
- 5- عدم شهرت به فساد اخلاق.